Quản lý đơn hàng bằng excel những rủi ro và điểm cần lưu ý

Không có phản hồi
Quản lý đơn hàng bằng excel

Quản lý đơn hàng bằng excel là một trong những phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả và những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng bằng excel là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của chúng tôi. 

Mẫu file quản lý kho bằng excel

Các số liệu cần có trong file quản lý kho bằng excel

Để sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel hiệu quả, doanh nghiệp nên tạo một bảng excel với đầy đủ thông tin như bảng nhập số liệu, mẫu phiếu nhập kho – xuất kho.

Trong bảng nhập số liệu cần có các mục: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng hàng nhập. 

  • Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập hàng trong ngày, tồn cuối ngày
  • Báo cáo nhập xuất tồn kho: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ
  • Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản, đơn giá, xuất, nhập tồn.
  • Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nhập xuất tồn, nội dung

Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, nhãn hiệu, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Những lưu ý khi quản lý kho bằng Excel 

Thiết kế file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng

Mỗi một doanh nghiệp đều có mục tiêu và tình trạng kinh doanh khác nhau. Do đó, khi sử dụng phần mềm quản lý kho excel, chủ cửa hàng nên tạo cho mình một file phù hợp với các tiêu chí của cửa hàng. Điều này không chỉ giúp việc quản lý kho trở nên thuận lợi mà còn giúp dữ liệu được thống nhất, bám sát chiến lược kinh doanh.

Sử dụng thành thạo Excel

Một lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel là người dùng phải thành thạo tất cả những tính năng của excel. Đây là một phần mềm khá phức tạp, đòi hỏi người dùng đã từng học hoặc tìm hiểu trước đó mới có thể sử dụng. Nếu không nắm vững kiến thức về excel, người dùng sẽ gặp rất nhiều khó khăn cũng như công sức khi sử dụng phần mềm này. Nghiêm trọng hơn, nếu xử lý sai sót dữ liệu trong kho hàng, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác trong sản xuất kinh doanh. Vì vậy, trước khi sử dụng phần mềm quản lý kho excel, bạn cần phải trang bị một số kiến thức sau: 

  • Thao tác xử lý tập tin
  • Thao tác nhập dữ liệu
  • Thao tác định dạng và thiết kế bảng tin
  • Nắm vững cách sử dụng các hàm IF, SUM, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUMIF,…

Một số những lưu ý khác

  • Khi nhập các hàm tính cần tránh các lỗi sai cơ bản như lỗi giá trị hay lỗi tham chiếu
  • Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh sai sót 
  • Sử dụng tính năng bảo mật để bảo vệ thông tin dữ liệu
  • Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm

Một số rủi ro khi quản lý kho hàng bằng excel 

Khi quản lý kho bằng phần mềm quản lý kho excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn khi số lượng hàng hóa lớn. Chưa kể đối với những người chưa sử dụng thông thạo tất cả kiến thức liên quan đến excel sẽ rất mất thời gian và công sức để xử lý vấn đề. 

  • Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn
  • Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất
  • Dễ nhầm lẫn trong việc quản lý công nợ với nhà cung cấp
  • Số liệu không được cập nhật liên tục với các bộ phận liên quan
  • Không có chức năng báo cáo kinh doanh

Quản lý kho hàng hiệu quả với phần mềm bán hàng Gtool

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng bằng excel giúp doanh nghiệp không mất chi phí để sử dụng một công cụ hỗ trợ khác. Tuy nhiên, với những rủi ro mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi sử dụng excel thì việc sử dụng một phần mềm quản lý kho là lựa chọn đáng cân nhắc.

Gtool là phần mềm quản lý bán hàng được tích hợp tính năng quản lý kho hàng thông minh sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề trên. Với giao diện được thiết kế hiện đại, thân thiện với người dùng, bạn chỉ cần mất một khoảng thời gian ngắn làm quen là có thể sử dụng mọi tính năng mà Gtool cung cấp:

Một số tính năng quản lý kho hàng của phần mềm quản lý bán hàng Gtool:

  • Tạo mới thông tin theo danh mục sản phẩm
  • Báo cáo số sản phẩm tồn kho
  • Dữ liệu kho hàng được bảo mật chắc chắn
  • Thông tin hàng hóa được lưu trữ đầy đủ, dễ dàng tìm kiếm

Trên đây là toàn bộ bài viết về những lưu ý khi quản lý đơn hàng bằng excel, sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel và giải pháp với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Gtool. Hy vọng sẽ đem lại thông tin hữu ích cho doanh nghiệp của bạn!

Bài trước
Cách gửi tin nhắn hàng loạt trên Fanpage Facebook
Bài sau
Bỏ túi 3 phần mềm quản lý kho tốt nhất 2019 tốt nhất ít người biết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Fill out this field
Fill out this field
Vui lòng nhập địa chỉ email hợp lệ.
You need to agree with the terms to proceed

Menu

1900299936