Quản lý bán hàng bằng excel có còn hiệu quả với doanh nghiệp?

Không có phản hồi

Từ khi có máy tính điện tử ra đời, việc quản lý bán hàng bằng Excel đã không còn xa lạ đối với những người có hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, giải pháp này có thực sự hiệu quả và mang lại thuận lợi cho doanh nghiệp? Đây có phải là phương pháp tối ưu nhất? Phương pháp này còn tồn tại những ưu nhược điểm nào? Hãy cùng Gtool tìm hiểu thêm về phương thức quản lý bán hàng này ngay thôi nào.

Quản lý bán hàng bằng excel là gì?

Quản lý hàng hóa bằng File Excel được khá nhiều người tin tưởng và sử dụng như một giải pháp hiệu quả trong công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vốn có thì hình thức này cũng vẫn tồn tại một vài nhược điểm chưa khắc phục được.

>>>Top các phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả hiện nay

Ưu điểm

Nếu bạn là một cửa hàng nhỏ, thường xuyên sử dụng các File Excel thì bạn sẽ thấy rõ được những ưu điểm của hình thức này:

  • Đơn giản, dễ sử dụng : Với hình thức này, hầu hết mọi người đều có thể sử dụng. Chỉ cần có một máy tính cài đặt công cụ quản lý Excel là bạn đã có thể dễ dàng trong việc nhập và quản lý File dữ liệu.
  • Tiết kiệm chi phí: Đây được coi là ưu điểm lớn nhất của hình thức này. Với các bản Crack, bạn hoàn toàn có thể down về và cài đặt miễn phí trên máy tính hay các công cụ khác. Việc này giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho các cửa hàng nhỏ. Tuy nhiên, để sử dụng một cách tốt nhất thì bạn vẫn nên mua bản quyền từ MS Office.
  • File dữ liệu riêng biệt, cập nhật số liệu đơn giản: Khi bán hàng bằng File Excel, bạn có thể lưu trữ dữ liệu trên các file riêng biệt nhằm quản lý, theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng một cách chi tiết và hiệu quả. Kèm theo đó là việc cập nhật dữ liệu một cách dễ dàng, việc sửa đổi, sao chép dữ liệu cũng không gặp quá nhiều khó khăn.
  • Phù hợp cho các doanh nghiệp và cửa hàng nhỏ: Nếu bạn là một cửa hàng nhỏ không có quá nhiều quy trình nghiệp vụ thì việc sử dụng File Excel là hoàn toàn phù hợp. Bởi chỉ có một cá nhân quản lý, việc nhập và báo cáo thông tin sẽ không cần quá phức tạp.

Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm kể trên, cách quản lý bán hàng bằng excel cũng tồn tại khá nhiều nhược điểm:

  • Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật:  Một nhược điểm khá lớn của hình thức quản lý bằng File Excel. Khi quản lý bán hàng bằng phần mềm Excel, các thông tin, dữ liệu về hàng hóa sẽ được lưu trên cùng một tệp tin, cùng một máy. Vì thế, khi có lỗ hổng về bảo mật trên máy tính hoặc virus xâm nhập thì sẽ ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng và có nguy cơ bị đánh cắp thông tin.
  • Dễ nhầm lẫn khi đối tượng file lớn: Khi khối lượng hàng hóa lớn dẫn đến khối lượng dữ liệu cũng ngày trở nên nhiều hơn, quản lý bằng file Excel sẽ bộc lộ ra các hạn chế như tốc độ xử lý dữ liệu chậm, các sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu. Đặc biệt, khi làm việc với các tệp dữ liệu lớn, nếu có một sai sót nhỏ thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu hệ thống.
  • Các chức năng không đa dạng: Đối với file Excel, mọi người chỉ sử dụng được một vài chức năng cơ bản như quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, quản lý xuất, nhập kho. Nhưng với những chức năng này, người dùng cũng tốn khá nhiều thời gian để nhập thủ công. Hơn thế nữa, nếu muốn đưa ra các báo cáo hàng tuần, hàng tháng, người dùng sẽ phải thống kê lại từ đầu và lập báo cáo bằng tay.
  • Hạn chế người dùng: làm việc trên file excel chỉ cho phép một người dùng thao tác trên một tệp tin, điều này có thể gây lãng phí tài nguyên dữ liệu.
  • Không phù hợp với các doanh nghiệp lớn: Với những doanh nghiệp lớn, quá trình hoạt động nghiệp vụ phức tạp, số lượng mặt hàng và khách hàng lớn thì việc sử dụng file excel sẽ gây nhiều khó khăn và hạn chế. Các thông tin dữ liệu không được chia sẻ đồng bộ, khiến nhân viên trong doanh nghiệp khó theo dõi và dẫn đến thiếu logic trong việc quản lý.

Công nghệ không ngừng phát triển và tạo ra những xu hướng mới cho ngành quản lý. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng là một lựa chọn thay thế hiệu quả khi quản lý bán hàng bằng excel đã không còn đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ.

Bài trước
Phần mềm quản lý bán hàng Offline là gì? ưu, nhược điểm
Bài sau
Phần mềm quản lý bán hàng sửa chữa xe máy siêu hiệu quả

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Fill out this field
Fill out this field
Vui lòng nhập địa chỉ email hợp lệ.
You need to agree with the terms to proceed

Menu

1900299936